運営マニュアルを書こう「スケジュール表」ふたつ

4. 運営マニュアルを書こう「スケジュール表」ふたつ

『運営マニュアル』には、ふたつのスケジュール表があります。
「制作スケジュール表」と、「当日進行スケジュール表」です。

■「制作スケジュール表」

~『運営マニュアル』の第1稿を書いた日をスタートとして、イベント本番当日までの“イベントの仕込み”や“準備”、“会議”等のスケジュールを入れる計画表。

 

●「制作スケジュール表」は、エクセルの独壇場!カレンダーを作るように、まず「日にち」と「曜日」を縦にズラリと取り、「項目」覧と「備考」覧をその右にたっぷりと取ります。
●決定事項はすべて書き入れますが、会議にはかるための「仮」のスケジュール=“たたき台”として、未定の事項も書き込んでおきます。
●その訳はひとつには、スケジュールのバランスの問題です。例えば、打合せのための「会議」は、毎週1回、火曜日の10時から2時間、と事前に決めておけば、個々人のスケジュール調整が容易になります。
●会議の席では、あまりスケジュールを動かさないようにします。会議のメンバーの内、2~3名が次回の会議に「欠席」でも、残りの出席者で「決定」が出せるシステムを作りましょう。
●“イベントの仕込み”や、いろいろな“準備”のためのスケジュールは、充分な余裕を見て、事前に「本番日」まで決めておきます。「~完了」という「項目」のあとに、最低2~3日の空き日がほしいものです。
*******************************************************
「プロデューサー」とは、「制作スケジュール」を管理する人のことです。
時々テレビでは、本番中スタジオの片隅で、イスに座ってニコニコしている
「プロデューサー」が写りますが、あれこそ「大プロデューサー」の姿で
す。本番中に「指示出しまくり!」のプロデューサーがいたら、それは3流
です。
*******************************************************

 

◇◇◇◇

■「当日進行スケジュール表」

~イベント本番当日の“タイムスケジュール表”です。1日の内、別々の場所で本番がダブっていたり、1日複数回、本番がある時に、整理する上で必要です。
●イベントのタイムスケジュールを決めるのは、プロデューサーと、ディレクターの仕事です。
●デパート、スーパー、ショッピングセンター等の流通業ならば、「人の流れ」をどの時間帯に作るかは重要事項です。イベントを見るため、参加するために来店する方もいるのですから。
●「売り出し」「催事」のヤマ場をどうもってくるかがプロデューサーの仕事です。5日間の催事ならば、「初日」の朝と、「最終日」の午後3時までではないでしょうか?
●通常のイベントは、1日最低2回は出来るはずです。時間が取れないからといって、1回ではもったいない!ギャランティは普通1回も2回も同じです。
●出演者の休憩時間も考えて、バランスよく実施時間を決めましょう。通常「12時/14時」、「13時/15時」といった具合に取ります。1回目が「12時15分」で、2回目は「14時20分」というのは頂けません。ご来場されるお客様にとって、覚えにくい時間はダメです。