運営マニュアルを書こう 「運営組織図」の考え方

3. 運営マニュアルを書こう「運営組織図」の考え方

●「運営マニュアル」の中身で云うと、2ページ目に「運営組織図」がくるのが普通です。「実施概要」で全体像を明確にし、「運営組織図」でそのプロジェクトの『組織固め』を図るためです。
 

●「運営組織図」で大切なのは、“お飾り”はお飾りとして上位のしかるべきところに置くとして、プロジェクトの運営にあたる実質上の責任者の所在を明確にすることです。「会社/部署/人名」を、すべての流れの「源流」に据えることです。
 

●「運営組織図」は、それを実際に書く人によって、いろいろな書き方ができます。大きなイベントの場合、普通広告代理店から「運営」を請け負った企画会社のディレクターが書くことになります。
 

●実際に「運営マニュアル」をパンツの尻ポケットに突っ込んで、こまめに参照しながら動くのは、現場のスタッフたちです。「運営組織図」も、彼らの動きの助けとなるように制作すべきです。誰の下に自分が位置するのか、誰の言うことを実行すべきなのかが一目瞭然に書かれている必要があります。
 

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「誰の言うことは、聞かなくてもいいか」も解るように!
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●ある大きなプロジェクトの場合、最上位からの流れをたどると、以下のようになっていました。
 

1.組織委員会~皇族等の「名誉総裁」や、政治家の「会長」がここに座ります。実質上の責任者ではありません。
 

 

2.実行委員会~「委員長」がいて、書かれていませんが多分「委員」がいます。実質上の責任者はその下にいます。
 


 
3.大会事務局~「事務局長」がいます。普通「事務局長」が実質上の責任者となります。ただし、≪現場≫にとっては、その下位にあたる「運営本部」や、「事業本部」が“見える”形の実質責任組織となります。
 

 

4.運営本部~それぞれに「本部長」がいて、広告代理店の担当者もここ
 
5.事業本部~につめています。

 

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「運営組織図」は通常、「スポンサー」→「広告代理店」→「運営会社」と下っていき、「運営会社」の下にいくつもの業者名が並びます。「施工会社」
「音響会社」「照明会社」「レンタル会社」などです。そしてそれぞれの会社の担当者名がその下に付いています。

 

「運営マニュアル」は配布され、一定期間保存されます。実は「運営組織図」に名前を載せることは、恐ろしいことなのです。組織図の「線」をたどっていくと、「ある事」(例えば「警備」)の直接責任者は誰か、が分かります。「警備」に関して事故が起きると、刑事であれ、民事であれ、責任が問われます。