運営マニュアルを書こう  「実施概要」はこう書く!

2.運営マニュアルを書こう  「実施概要」はこう書く!

●「実施概要」は、表紙の次のページに置きます。(ぶ厚いマニュアルだと「目次」が次にくることもありますが)「実施概要」は“イベントを成功させ
るためのバックボーン”となります。
 

「実施概要」は、“決定事項をスタッフ全員の共通認識とするため”、または、最終確認のための“既成事実作り”のために、確定していないこ
とでも、空欄を設けず、あえて明記することがあります。

 

●項目は次の通りです。
・イベントタイトル
・主催(後援、協賛、協力、等)
・期日/時間
・会場
・目的
・実施内容/時間
・予算
・その他
 

これらを解っている範囲で埋めていきましょう。決まっていないところも、ちょっと頭をひねって「作文」しておきます。あまり形式にこだわらず、「概
要」として必要なものは、全部書き込むつもりで。ただし、複数ページにならないよう、1ページの中に納めましょう。
 

●〔イベントタイトル〕は、表紙に書いたものと同じ。ただ、カッコいいサブタイトルを付けることにより、スタッフにやる気が増します。マニュアルを
書くのはディレクターである「あなた」です。「第1稿」は、あなたの独断で「未定部分」をドンドン埋めていきましょう。
 

+++++++++++++++++++++++++++++++++
第1回目の全体打合せの席で、会議が始まる前に、まず全員の席に
「運営マニュアル・第1稿」を配っておきましょう。
席に着いた参加者は、まず「実施概要」から目を通し始めます。
+++++++++++++++++++++++++++++++++
 

●全体打合せの席で、問題にならなかったことは、すべて「決定事項」です。あなたが書き込んだことは、高い確率で「既成事実」となっていく
でしょう。あなたのイベントに対する想い入れは、実現されていきます。
 

●〔主催・後援・協賛・協力、等〕

▼今回の場合、〔主催〕は「八幡宮商店会」です。

▼〔後援〕は、お役所や、上部組織、マスコミ等が入ります。ほとんどの場合、「名義貸し」のみです。相手によっては「後援名義申請」が必要となりま
す。マスコミの場合は、番組でイベント(売り出し)を告知してくれることがあり、「動員」というメリットが期待できます。ただし、対価を要求されるこ
とがほとんどです。
 

▼〔協賛〕は、普通「物品提供」をしてくれる企業名が入ります。お祭りなどで、「樽酒」を無料提供してくれた酒造メーカーや、抽選会の「末等」の景
品(サンプル品)を提供してくれたメーカー名もここに入れます。
 

▼〔協力〕は〔協賛〕より一段階下がるものです。大幅な値引きを受けて物品を仕入れた場合や、ちょっとした技術協力を受けた場合など、ここに名前を
入れます。

●〔期日/時間〕、〔会場〕は、既定の通り。
 

●セール(イベント)の〔目的〕は、既に「あなた」の中で決まっています。それを明記しましょう。
1.八幡宮商店会の現在のファンを、第一に大切にしよう。
2.大売出しを機に、新しいファンを20%は獲得しよう。
3.商店街のイメージアップをはかろう。
 

●〔実施内容/時間〕を、表にして簡単にまとめておきます。詳しいものは、後の『タイムスケジュール』のページに書きます。
 

●〔予算〕を明確にするため、『実施概要』のページに入れておきます。
 

準備期間中、数回行われる全体打合せの席では、必ず「運営マニュアル」を使って説明しましょう。参加者から出た意見で承認されたものは、
次回の会議までに必ずマニュアルに反映させておきましょう。会議は、「マニュアル説明」に始まり、マニュアルに基づく「討議」、そして説明
終了で「散会」となるのが理想です。