イベント運営マニュアルを作ろう まず「表紙」から!

1.運営マニュアルを作ろう まず「表紙」から!

●「運営マニュアル」を作る意義は、スタッフ間で、実施イベントに対しての「共通認識」を持つことにあります。みんなで持ち合えば、行き違いや、勘違いが防げます。

 

また、打ち合わせを繰り返すたびに、前回の打ち合わせで変更した点などを、「運営マニュアル」上で訂正しておき、打ち合わせ当日の日付けと共に、『第1稿』、『第2稿』・・・という具合に表紙に明記しておけば、間違いがぐっと減ります。

 

そして、イベント当日直前の総合打合せで配った「運営マニュアル」が、『最終稿』となり、イベント当日、スタッフはこの『最終稿』をパンツのお尻のポケットに突っ込んで現場にあたります。

 

『最終稿』は全スタッフにとって、云わば「バイブル」です。
そこには、イベントのすべてが書かれていなくてはなりません。

 

●さて何を使って書くか?、もちろんコンピュータで書くのですが、ソフトは日頃使い慣れたワープロソフトで構いません。最近の流行はマイクロソフトの『パワーポイント』でしょうか。
 

まず『タイトル』の入った表紙を作りましょう。

私の知り合いのプランナーは、表紙に徹底的に凝りまくります。自分の納得のいくデザインが出来ないと、先が進まないと云います。これは極端な例です。
しかし、彼にとってそれは“ホンに魂を吹き込む作業”にあたるようです。
プロなればこそ、必要な儀式なのでしょう。

 

要は、主催者団体の名前が明記されていて、タイトルが大きな太字のフォントで書かれていれば、表紙の役目は果たします。

あとはその冊子が「運営マニュアル」であるということが解り、『第1稿』という文字と、提出日(「運営マニュアル」を使って行う最初の会議日の日
付)があればいいのです。

●もうひとつ、提出者の名前(会社名・団体名)が一番下に書かれてあれば
表紙の完成です。
 
カラーで「運営マニュアル」を書く人もいますが、「運営マニュアル」は何度も書き換えるものであり、1回あたりの配布数も多いので、印刷のことを考えると、モノクロが適していると云えるでしょう。