【中級】イベント制作会社に発注する

■イベントをどうしよう?

●イベントを実施しようと思ったとき、「何をしようかな?」と、まず考えることでしょう。「抽選会やるのも、飽きたことだし・・・」と、頭に浮かんだ「思いつき」を、インターネットで検索してみます。

●「どこかで見たことがある」とか、「テレビでやっていた」というイベントを、例えばGoogleで検索してみると、ズバリ「ネタ元」が1ページ目に出てくることはまずありません。

●「開いては閉じ、開いては閉じ」しているうちに、「やっと見つけた!」と思っても、「ネタ元」ではなく「イベント代理店※」のことが多いのです。通常、値段も出ていません。

●信用していい会社なのかどうかも確信が持てず、検索作業にも疲れきって、「いつもの『お楽しみ抽選会』でいいか」となってしまいがちです。※「イベント代理店」とは、例えば東映から「ヒーローショー」の権利を買って、販売している会社です。「ヒーローショー」の場合、契約がフランチャイズのようになっていて、地域限定で営業しています。

●そうした時の必殺技として、「イベント制作会社」を使ってみてはいかがでしょう?

■イベント制作会社とは?

●イベント制作会社とは、自分のところでなんら「モノ」は持たず、お客様のニーズに合わせて、「アリモノ」のイベントや、プランニングした「オリジナル」のイベントを組合せ、付随する機材や備品を含め、パッケージにして提供(提案)する会社です。通常イベントの企画(プランニング)のご依頼はプランの依頼は無料で行ってくれます。

●イベント制作会社は、通常、広告代理店(電通や博報堂といったところ)の下で、メーカーのイベントを手掛けたり、流通業(デパートやショッピングセンター)のイベントを行ったりしています。

●イベント制作会社の社員は、一人一人が「プロデューサー兼プランナー兼ディレクター」です。まず、お客様のイベント実施予算を各イベントごとにバランスよく配分します。これはプロデューサーの仕事。次に、プランナーとして、それに沿ったプランをお客様にご提案します。そして最後に、決まったイベントを本番当日、事故なく監督するのはディレクターの部分です。

●プロデューサーの主要な仕事のひとつに、ブッキング作業があります。
「音響会社はどこを使おうか?」「この仕事の場合、どの施工会社が安くていい仕事をしてくれるかな?」とか、「司会は誰がいいかな?」「ゲストは誰を呼ぼうか?」などです。

●この作業は、テレビや映画の『スパイ大作戦』の冒頭場面とそっくりです。“MISSION:IMPOSSIBLE”と書かれたファイルこそありませんが、また実際に写真(プロフィール)を繰って、選ぶ作業こそしませんが、頭の中では同じことをしています。(フカフカの椅子に座り、ブランデー片手に、ということもないな)

■イベント制作会社を使うメリット

お客様にとって、イベント制作会社を使うメリットはなんでしょう?

1.イベントに関する相談を無料で受けられる

2.バラバラに発注しなくてよいので、支払先がひとつで済む

3.ひとりのディレクターがイベント全体を統括するので、個々の
イベントのすり合わせが、スムーズにいく

4.運搬費や、現場管理費等、ダブったりしないので、ムダがでない

5.イベント全体の責任所在がはっきりしていて、実施サイドのスト
レスが軽減される

6.実施サイドに立った提案が受けられる・・・イベント制作会社は、自社で商品開発をして「モノ」を作ったり、販売権を買って「特定商品」の営業活動をしていないので、“押し込み”をする必要がありません。

7.安全対策や、事故を未然に防ぐノウハウ、また官庁への届出の
必要性など、細かいところに目が行き届く。

8.その他、「イベント制作会社」を使うメリットは、まだまだあります!

同僚や仲間とワイワイ相談しながら、イベントを組み立てていくことは、まるで「クラブ活動」や「文化祭」のような興奮を覚えることでしょう。でも、大変なところ、メンドウなところ、不安な点など、外部の会社を使うことによって、スムーズにことが運びます。