【初級】イベント終了後の後始末

イベントが終了しました。Aさんは「成功だった」と自負しています。
おおむね天候にも恵まれました。最終日に1時間ほど豪雨に見舞われましたが、それはスコールのようで、その後からりと晴れ渡り、虹が見えました。
◆打ち上げはすぐやる!
出来るだけイベント終了当日、熱が冷めないうちに行いましょう。「近いうちに」とか云ってると、結局やらずじまいになってしまうことが多々あります。
「打ち上げ」をやる意味は、実にたくさんあるのです。
▼慰労と同時に親睦を図り、後にしこりを残さない
▼興奮状態をゆっくりと元に戻す
・イベントは、ある種「お祭り」です。祭りが終われば、翌日からの日常生活に備えて、気持ちを戻さなければなりません。
▼打ち上げ終了で、イベント経費を原則、すべて締める
▼みんなの話をさりげなく聞くことにより、「反省会」の材料がそろう
・打ち上げでの会話に耳をすませば、みんなが成功と感じているか、失敗だと思っているかが分かります。
◆反省会は準備を十分整えて!
役員だけでやる反省会ならば、「協同責任者」同士ということで、そんなにもめるなことはないでしょう。商店会会員で行う場合は要注意です。成功だったという認識が大勢を占めていても、「一言、苦言を呈する」という硬骨漢(!)は必ずどこにもいるものです。そうした時、逆らわずに話をよく聞き、誠実に対応しましょう。その時点で集計できる「数字」(経費関係、参加者数、その他)は、機会を捉えて公開しましょう。
◆資料の作成は今後のため。
実施の段階で、イベントの記録係を決めておくのがBESTです。カメラ、デジカメ、ビデオ等で残すようにしましょう。デジカメだとホームページへのアップが楽です。ビデオ資料は、「見る」ための条件に制限があるので案外使いづらいものです。「長回し」は必要ありません。身内の楽しみのためと、割り切って考えましょう。
イベントに参加されたお客様のうちから、ピックアップで100名ほどアンケートが取れれば、今後の資料として価値のあるものとなります。質問項目の書いた用紙をバインダーに数枚挟み込み、イベント会場でお客様に直接質問して、係員が書き込んでいけば、大した時間と負担をかけずにアンケートを取ることが出来ます。(こう云ってはナンですが、よほどのことがない限り、案外うれしい答えをくれるものですよ!!)
◆その他
▼支払い~締め、支払日を守る
〔業者には気持ちよく、早めに払いましょう!!〕
▼収支報告~厳密にやる(もめごとの起こらないよう気をつけて!)
◇         ◇         ◇
これでイベントはすべて終了です。
八幡宮商店街におけるイベントの成功は、
1.観客動員数
2.売上UP
等で測られるべきものですが、もうひとつ忘れてならないのが、
3.イメージUPが成功したかどうか
でしょう。これは単純に終了時点で〔完了〕といったものではありません。
時間を掛けてサービスを完成させていきましょう。
イベントはお客様の目をこちらに向けさせるという意味で、大変有効です。
ただ恐いのは、「イベント(売り出し)が終わったら、元に戻ってしまった」と思われることです。
商店街の元気は、不断の努力に掛かっているのです。
次回は、イベントを境に八幡宮商店街が「その後どう変ったか」について、書いていきます。お楽しみに。

 

 

 

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