【初級】懸案事項の検討

「八幡宮商店街・秋の大祭・大売り出し」まで、あと2週間あまり。
主な仕込み作業が終わったら、「演出プラン」の作成と、イベントごとの細かなチェックをして、スタッフとなる人と打ち合わせをしましょう。打ち合わせをする際、以前お話した「運営マニュアル」を共通認識の基としてみんなで持ち合えば、行き違いや、勘違いが防げます。また、打ち合わせを繰り返すたびに、前回の打ち合わせで変更した点などを、「運営マニュアル」上で訂正しておき、打ち合わせ当日の日付けと共に、『第1稿』『第2稿』・・・という具合に表紙に明記しておけば、間違いがぐっと減ります。
★詳細は、『イベントの創り方講座/マニュアル編』をご覧ください。
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この1週間、Aさんは前回からの「懸案事項」を、1つずつ解決していきました。分らないことは、日頃お世話になっている税理士さんや、友人のTさん、また警察や市役所に直接電話をして確認しました。
商店会会員に対しての、主に「スタッフ出し」の協力依頼については、まず役員会で話し合い、「どこまで会員でやり、どこからアルバイトを使うか」について意見調整をしました。
◆各イベントに「出演」するスタッフの手当てについて。
○『福引抽選会』~3日間/延べ15人については、例年の通りに商店会会員が、2時間交代で期間中、あたることになりました。担当は、福引抽選会に慣れている役員のBさんが引受けてくれました。
○『チャレラン大会』~1日/10人については、アルバイトを雇うことにしました。ただし商店会会員の子弟でほとんど埋まりそうです。指導は「日本子どもチャレンジランキング連盟」スタッフ2名。
◆ディレクターのAさんの手足となるADは?
○役員のCさん、Dさんにお願いしました。
○トランシーバは、レンタルで一応3台借ります。携帯電話との併用で、連絡に関しては万全です。
トランシーバは最低台数で使うようにします。無闇に台数を増やすと喋りたがりもいて、「誰が誰に話しているのか」解らなくなります。
○指揮系統をはっきりさせることは大変重要です。トラブル発生の場合、その対処方法は、ディレクターのAさんの判断で決めることにします。
※「指揮系統図」を「運営マニュアル」に明記しましょう。
◆警察、消防、役所への提出書類について。
○八幡宮商店街は、約300Mの市道の両側に形成されています。市道は一方通行で、車両の通行は、夜の8時から朝の9時までとなっています。したがって昼間の商品の搬入は、わき道に車を止めて行っています。商店街の開店時間は、一部の店を除いて、通行止めになる朝9時から、夜の8時までとなっています。
○今回の場合、イベント実施のための届出は、所轄の警察だけとなります。
「道路使用許可申請書」に実施場所を書き込んだ地図を添付して出せば1週間ほどで許可証が下ります。
※チラシ等を配布する場合は、現物を添えて提出します。
◆雨天対策は?
○アーケードのない八幡宮商店街の場合、休業店舗で実施する抽選会を除き、イベントは野外での実施となります。通常、台風等はっきり実施不可と分かっている場合を別にすれば、イベント実施の決定は当日の早朝にするのが普通で
す。
○一般的に雨で中止になる確率は、「小雨決行」も含めると、非常に小さいと云えます。天気は、「快晴」・「晴れ、時々曇り」・「曇り」・「曇り、時々雨」・「一日中、雨」のどれかです。確率的に云えば、“5分の1”の「一日中、雨」の日だけが中止となります。だから、あまりくよくよすることはありません!楽観的にいきまショ!
○当日早朝「イベントは中止!」となっても、アルバイトを除きギャラは全額支払わなくてはなりません。そこでまるまる「中止」とはせずに、実施形態を変更して、イベントを「軒下」等で実施するのが普通です。
例)・ヌイグルミヒーローショー→握手会・サイン会に変更
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前回書いた〔懸案事項〕が、ひとつ残りました。
◆謝礼の支払はいつ?源泉徴収の預かり方は?予備費どれくらい?
これも含めトラブル対策と合わせて、次回お話しすることといたします。

 

 

 

 

■次は>>>謝礼の支払・源泉徴収の預かり方